Privacyverklaring HePoJ BV

Laatst bijgewerkt: 31 mei 2026

HePoJ BV hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de website www.hepoj.be en op de diensten van HePoJ BV, waaronder onder meer WiFi- en netwerkinstallaties, IoT- en smart home-oplossingen, websiteontwerp en hosting, boekhoudsoftware/CRM, huiswerkbegeleiding en nannyservice.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

HePoJ BV
O.L. Vrouwstraat 41
3550 Heusden-Zolder
België
Telefoon: +32 496 79 22 62
Ondernemingsnummer / BTW: BE1019 732 294

Voor vragen over privacy of persoonsgegevens kan je ons contacteren via het contactformulier op onze website of via de contactgegevens die op de website vermeld staan.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

Wanneer je onze website bezoekt

Bij een bezoek aan onze website kunnen automatisch technische gegevens worden verwerkt, zoals:

IP-adres
browsertype en browserversie
besturingssysteem
datum en tijdstip van je bezoek
bezochte pagina’s
verwijzende website
technische gegevens die nodig zijn om de website correct te laten functioneren

Deze gegevens worden gebruikt om de website veilig, stabiel en correct te laten werken.

Wanneer je het contactformulier gebruikt

Wanneer je ons contactformulier invult, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

naam
telefoonnummer
e-mailadres
bedrijfsnaam
onderwerp
berichtinhoud

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om jouw vraag te beantwoorden, contact met je op te nemen of een eventuele samenwerking, offerte of dienstverlening op te volgen.

Wanneer je klant wordt of een dienst aanvraagt

Wanneer je klant wordt bij HePoJ BV, kunnen wij bijkomende gegevens verwerken die nodig zijn voor onze dienstverlening, administratie en wettelijke verplichtingen, zoals:

naam en contactgegevens
adresgegevens
facturatiegegevens
ondernemingsgegevens
communicatie over opdrachten, offertes, installaties of ondersteuning
technische gegevens die nodig zijn voor netwerk-, website-, hosting-, IoT- of softwarediensten

Afhankelijk van de gekozen dienst kunnen ook technische configuratiegegevens verwerkt worden, bijvoorbeeld voor netwerkbeheer, smart home-integraties, hosting, websites, Odoo, CRM of cloudomgevingen.

Bij diensten rond kinderen, huiswerkbegeleiding of nannyservice

Wanneer je gebruikmaakt van huiswerkbegeleiding of nannyservice, kunnen wij gegevens verwerken die nodig zijn om deze dienst correct en veilig te organiseren, zoals:

naam en contactgegevens van ouder(s) of voogd(en)
naam en leeftijd van het kind
praktische afspraken
relevante informatie die noodzakelijk is voor begeleiding, opvang of communicatie

Wij verwerken deze gegevens enkel voor zover dat nodig is om de afgesproken dienst uit te voeren.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

om vragen via het contactformulier te beantwoorden
om offertes op te maken
om diensten correct uit te voeren
om klantenadministratie en facturatie te verzorgen
om ondersteuning of nazorg te bieden
om onze website veilig en goed werkend te houden
om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
om onze dienstverlening te verbeteren
om technische problemen of misbruik te voorkomen

4. Rechtsgrond voor de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende rechtsgronden:

uitvoering van een overeenkomst, wanneer de verwerking nodig is om een dienst te leveren
voorbereiding van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer je een offerte aanvraagt
wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor boekhouding en facturatie
gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor beveiliging van onze website, klantenopvolging en technische ondersteuning
toestemming, wanneer die specifiek gevraagd wordt, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of optionele communicatie

Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, kan je die toestemming op elk moment intrekken.

5. Cookies

Onze website kan gebruikmaken van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door je browser op je toestel worden opgeslagen.

Wij kunnen gebruikmaken van:

noodzakelijke cookies om de website correct te laten functioneren
functionele cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden
analytische cookies om inzicht te krijgen in het gebruik van de website, indien geactiveerd

Je kan cookies uitschakelen of verwijderen via de instellingen van je browser. Het uitschakelen van cookies kan ervoor zorgen dat sommige functies van de website minder goed werken.

Indien HePoJ.be gebruikmaakt van niet-noodzakelijke cookies, zoals analytische of marketingcookies, vragen wij hiervoor waar nodig vooraf toestemming via een cookiebanner.

6. Serverlogbestanden

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen serverlogbestanden automatisch bepaalde gegevens opslaan, zoals je IP-adres, browsertype, datum en tijdstip van bezoek en opgevraagde pagina’s.

Deze gegevens worden gebruikt voor:

technische werking van de website
beveiliging
foutopsporing
voorkomen van misbruik of aanvallen

Deze gegevens worden niet gebruikt om bezoekers rechtstreeks te identificeren, tenzij dit noodzakelijk is voor beveiliging of wettelijke verplichtingen.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen je persoonsgegevens niet aan derden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met derde partijen wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bijvoorbeeld met:

hostingproviders
IT-dienstverleners
boekhoudkundige of administratieve dienstverleners
softwareleveranciers, zoals CRM-, boekhoud- of cloudplatformen
professionele adviseurs
overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn

Wanneer wij samenwerken met verwerkers die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, zorgen wij ervoor dat zij passende beveiligingsmaatregelen nemen en de gegevens enkel verwerken volgens onze instructies.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

In principe proberen wij persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Wanneer wij gebruikmaken van diensten waarbij gegevens buiten de Europese Economische Ruimte kunnen worden verwerkt, nemen wij passende maatregelen om je gegevens te beschermen volgens de geldende privacywetgeving.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld werden.

In het algemeen gelden de volgende bewaartermijnen:

contactaanvragen: zolang nodig om je vraag te beantwoorden en eventueel verder op te volgen
klantgegevens: zolang de klantrelatie loopt en daarna zolang nodig voor administratie, garantie, ondersteuning of wettelijke verplichtingen
facturatie- en boekhoudgegevens: zolang wettelijk verplicht
technische logbestanden: beperkt tot wat nodig is voor beveiliging, technische werking en foutopsporing
gegevens rond begeleiding of nannyservice: zolang nodig voor de organisatie en opvolging van de dienst, tenzij een langere bewaring wettelijk of contractueel vereist is

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging.

Toch kan geen enkele vorm van gegevensoverdracht via het internet of elektronische opslag volledig veilig worden gegarandeerd. Wij doen wel al het redelijke om je persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen.

11. Jouw rechten

Je hebt, binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving, het recht om:

inzage te krijgen in je persoonsgegevens
foutieve gegevens te laten verbeteren
je gegevens te laten verwijderen
de verwerking te laten beperken
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
je toestemming in te trekken
je gegevens over te dragen aan jezelf of aan een andere partij
klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

Wil je één van deze rechten uitoefenen, dan kan je ons contacteren via de contactgegevens op onze website.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij vragen om je identiteit te bevestigen voordat wij op je verzoek ingaan.

12. Klacht indienen

Als je van mening bent dat wij je persoonsgegevens niet correct verwerken, vragen wij je om eerst contact met ons op te nemen zodat wij dit kunnen bekijken.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
E-mail: contact@apd-gba.be

De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit biedt onder meer de mogelijkheid om een klacht in te dienen of bemiddeling te vragen.

13. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

HePoJ BV kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze diensten, website of wettelijke verplichtingen wijzigen.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.